Arbeitszeiterfassung Pflicht 2026: Was Arbeitgeber jetzt erfassen müssen

Zuletzt geprüft am 16.08.2026

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt in Deutschland bereits – und nicht erst seit 2026. Grundlage ist der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (BAG, 1 ABR 22/21): Arbeitgeber sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) in unionsrechtskonformer Auslegung verpflichtet, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit zu erfassen; das BMAS nennt zusätzlich die Dauer. Eine Betriebsgrößen-Schwelle gibt es nicht – ausgenommen sind nur wenige Arbeitnehmergruppen, für die der Gesetzgeber Ausnahmen nach der EU-Arbeitszeitrichtlinie geregelt hat (dazu gleich mehr). Für 2026 wird zusätzlich eine gesetzliche Konkretisierung im Arbeitszeitgesetz erwartet (ArbZG-Novelle) – verabschiedet ist sie bislang nicht. Kurz: Handeln müssen Arbeitgeber schon heute.

Seit wann gilt die Pflicht – und woraus folgt sie?

Die Erfassungspflicht ist keine neue Ankündigung, sondern geltendes Recht – spätestens seit dem BAG-Beschluss von 2022 ist das höchstrichterlich geklärt. Die Rechtskette ist dreistufig:

EuGH, Urteil vom 14.05.2019, C-55/18 („CCOO"): Der Europäische Gerichtshof entschied, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzurichten (Auslegung der Arbeitszeitrichtlinie 2003/88/EG). Wie das umgesetzt wird, blieb den Mitgliedstaaten überlassen.
§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG: Die Vorschrift verpflichtet den Arbeitgeber zu einer geeigneten Organisation des Arbeitsschutzes – und sie gilt bereits seit 1996.
BAG, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21: Das Bundesarbeitsgericht las § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG im Licht des EuGH-Urteils und stellte fest, dass Arbeitgeber schon nach geltendem Recht Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfassen müssen. Anlass war ein Streit um das Mitbestimmungsrecht eines Betriebsrats; das BAG verneinte ein Initiativrecht des Betriebsrats zur Einführung eines elektronischen Systems gerade deshalb, weil bereits eine gesetzliche Pflicht besteht (BAG, 1 ABR 22/21).

Eine Ausnahme nennt der Leitsatz selbst: Die Pflicht gilt nicht für Arbeitnehmergruppen, für die der Gesetzgeber auf Grundlage der Öffnungsklausel der Arbeitszeitrichtlinie (Art. 17 Abs. 1 der Richtlinie 2003/88/EG) abweichende Regelungen getroffen hat – etwa leitende Angestellte nach § 18 ArbZG.

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) bestätigt diese Rechtslage in seinen „Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung": Das EuGH-Urteil ist aufgrund des Arbeitsschutzgesetzes „bereits heute von den Arbeitgebern in Deutschland zu beachten".

Woher kommen die Jahreszahlen 2024 und 2026?

Aus dem Gesetzgebungsverfahren, nicht aus der Pflicht selbst. Im April 2023 legte das BMAS einen Referentenentwurf zur ArbZG-Novelle vor; viele Medien erwarteten dessen Inkrafttreten für 2024. Der Entwurf wurde nie verabschiedet – bis heute (Stand August 2026) gibt es kein neues Arbeitszeitgesetz. Die Erfassungspflicht hängt daran aber nicht: Sie folgt aus dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 und gilt seitdem unverändert.

Die Zeitleiste im Überblick:

Datum	Ereignis
14.05.2019	EuGH, C-55/18 („CCOO"): Mitgliedstaaten müssen Arbeitgeber zur Arbeitszeiterfassung verpflichten
13.09.2022	BAG, 1 ABR 22/21: Die Pflicht gilt in Deutschland bereits – aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG
18.04.2023	Referentenentwurf des BMAS zur ArbZG-Novelle – Auslöser der Erwartung „Pflicht ab 2024"
Stand 08/2026	Die Novelle ist nicht Gesetz; die Pflicht aus dem BAG-Beschluss gilt unverändert

Was muss konkret erfasst werden?

Nach Auskunft des BMAS muss der Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jeder Beschäftigten und jedes Beschäftigten aufzeichnen – damit die Einhaltung von Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten überprüfbar ist (BMAS, FAQ Arbeitszeiterfassung).

Zur Form gilt derzeit:

Es besteht keine gesetzliche Formvorschrift. Das BAG hat ausdrücklich entschieden, dass die Erfassung „nicht ausnahmslos und zwingend elektronisch erfolgen" muss – je nach Tätigkeit und Unternehmen können auch Aufzeichnungen in Papierform genügen (BAG, 1 ABR 22/21, Rn. 65). Auch nach Auskunft des BMAS kann die Aufzeichnung handschriftlich oder in einer Tabellenkalkulation erfolgen.
Der Arbeitgeber kann die Aufzeichnung an die Beschäftigten delegieren (BAG, 1 ABR 22/21, Rn. 65). Einrichtung und Vorhalten des Systems – und die Verantwortung dafür, dass es funktioniert – bleiben aber beim Arbeitgeber (BMAS, FAQ Arbeitszeiterfassung).

Unabhängig davon bestehen weitere Aufzeichnungspflichten unverändert fort:

§ 16 Abs. 2 ArbZG: Die über acht Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit ist aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Sonn- und Feiertagsarbeit nennt die Vorschrift nicht wörtlich – die Aufzeichnungspflicht greift aber auch bei Einsätzen an Sonn- und Feiertagen; Verwaltungspraxis und Kommentarliteratur beziehen sie ausdrücklich mit ein.
§ 17 MiLoG: Für Minijobs und die Branchen des § 2a SchwarzArbG sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren. Ausgenommen sind Beschäftigte mit einem verstetigten Monatsentgelt über 4.461 Euro brutto – oder über 2.974 Euro, wenn dieses Entgelt nachweislich für die letzten zwölf Monate gezahlt wurde (§ 1 Abs. 1 MiLoDokV) – sowie Beschäftigungen in Privathaushalten.
§ 21a Abs. 7 ArbZG: Im Straßentransport gilt eine eigene, umfassende Pflicht zur Aufzeichnung der Arbeitszeit, ebenfalls mit zweijähriger Aufbewahrung.

Was ändert sich 2026? Der Stand der ArbZG-Novelle

Geplant ist eine gesetzliche Konkretisierung, wie erfasst werden muss – insbesondere eine grundsätzlich elektronische Aufzeichnungspflicht. Das BMAS schreibt dazu, die Bundesregierung habe sich darauf verständigt, „die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit als elektronische Aufzeichnungspflicht im Arbeitszeitgesetz auszugestalten" (BMAS, FAQ Arbeitszeiterfassung).

Wichtig – Stand August 2026: Ein entsprechendes Gesetz ist noch nicht verabschiedet; das heute geltende Arbeitszeitgesetz enthält keine elektronische Aufzeichnungspflicht. Der Referentenentwurf von 2023 sah eine elektronische Erfassung mit gestaffelten Übergangsfristen nach Betriebsgröße und Erleichterungen für Kleinbetriebe vor. Nach dem Koalitionsvertrag 2025 ist eine „unbürokratische" elektronische Erfassung mit Übergangsfristen für kleine und mittlere Unternehmen vorgesehen. Konkrete Übergangsfristen, Betriebsgrößen-Schwellen und mögliche Ausnahmen (z. B. Vertrauensarbeitszeit) stehen bis zur Verabschiedung nicht fest. Prüfen Sie vor einer Entscheidung den aktuellen Gesetzgebungsstand; verbindliche Auskunft geben nur das Bundesgesetzblatt und das Dokumentations- und Informationssystem des Bundestages (DIP).

Für die Praxis heißt das: Die Ob-Frage ist entschieden (erfassen müssen Sie), die Wie-Frage wird gesetzlich noch geschärft. Wer jetzt ein belastbares System einführt, erfüllt die geltende Pflicht – und ist vorbereitet, falls die geplante elektronische Vorgabe Gesetz wird.

Welche Sanktionen drohen?

§ 22 ArbZG: Wer entgegen § 16 Abs. 2 ArbZG Aufzeichnungen nicht oder nicht richtig erstellt oder nicht für die vorgeschriebene Dauer aufbewahrt, handelt ordnungswidrig (§ 22 Abs. 1 Nr. 9 ArbZG). Die Geldbuße beträgt bis zu 30.000 Euro (§ 22 Abs. 2 ArbZG).
§ 21 MiLoG: Hier ist der Rahmen höher. Wer entgegen § 17 Abs. 1 Satz 1 MiLoG eine Aufzeichnung nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig erstellt oder nicht mindestens zwei Jahre aufbewahrt, riskiert nach § 21 Abs. 1 Nr. 8 in Verbindung mit § 21 Abs. 3 MiLoG eine Geldbuße bis zu 50.000 Euro. Für die übrigen Dokumentationspflichten des § 17 MiLoG – etwa das Bereithalten der Unterlagen nach § 17 Abs. 2 – liegt der Rahmen bei 30.000 Euro.
Und die allgemeine Erfassungspflicht aus § 3 ArbSchG? Ein Bußgeld, das unmittelbar an sie anknüpft, gibt es derzeit nicht. Sanktionslos ist sie deshalb aber nicht – die Durchsetzung läuft in zwei Schritten: Die Arbeitsschutzbehörde (etwa das Gewerbeaufsichtsamt) kann im Einzelfall die Einführung einer Arbeitszeiterfassung anordnen (§ 22 Abs. 3 ArbSchG). Das ist keine theoretische Möglichkeit – das Verwaltungsgericht Hamburg hat 2024 genau eine solche Anordnung bestätigt (VG Hamburg, Urteil vom 21.08.2024, 15 K 964/24). Wer der Anordnung dann zuwiderhandelt, riskiert eine Geldbuße bis zu 30.000 Euro (§ 25 ArbSchG); bei beharrlicher Wiederholung droht sogar Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr (§ 26 ArbSchG).

Was Arbeitgeber jetzt tun sollten

Ein System einführen, das Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfasst.
Die Einhaltung von Höchstarbeitszeit (§ 3 ArbZG) und Ruhezeit (§ 5 ArbZG) überprüfbar machen.
Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren (§ 16 Abs. 2 ArbZG).
Nicht auf die Novelle warten: Die Pflicht dem Grunde nach gilt bereits.

So löst Zeitcockpit das

Zeitcockpit erfasst Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit und prüft die Buchungen automatisch gegen die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes – etwa auf überschrittene Höchstarbeitszeit oder unterschrittene Ruhezeit. Verstöße werden als Hinweis angezeigt, nichts wird blockiert. Der Compliance-Wächter macht damit sichtbar, was in einer Excel-Tabelle niemandem auffällt. Für kleine Teams ist Zeitcockpit bis fünf Mitarbeitende kostenlos.

Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Im Zweifel wenden Sie sich an eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Quellen

BAG, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21 (ECLI:DE:BAG:2022:130922.B.1ABR22.21.0; Leitsatz 1; Rn. 22 EuGH-Formel; Rn. 65 Papierform und Delegation) – https://www.bundesarbeitsgericht.de/entscheidung/1-abr-22-21/
EuGH, Urteil vom 14.05.2019, C-55/18 (CCOO), ECLI:EU:C:2019:402 – deutscher Wortlaut zitiert nach BAG, 1 ABR 22/21, Rn. 22
§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG – https://www.gesetze-im-internet.de/arbschg/__3.html
§ 22 Abs. 3 ArbSchG (Anordnungsbefugnis der Aufsichtsbehörde) – https://www.gesetze-im-internet.de/arbschg/__22.html
§ 25 ArbSchG (Bußgeld bis 30.000 Euro bei Verstoß gegen vollziehbare Anordnung) – https://www.gesetze-im-internet.de/arbschg/__25.html
§ 26 ArbSchG (Strafbarkeit bei beharrlicher Wiederholung) – https://www.gesetze-im-internet.de/arbschg/__26.html
VG Hamburg, Urteil vom 21.08.2024, 15 K 964/24 (Anordnung zur Einführung eines Zeiterfassungssystems bestätigt) – zitiert nach kliemt.blog vom 25.11.2024: https://kliemt.blog/2024/11/25/arbeitszeiterfassung-keine-pflicht-ohne-gesetz/
BMAS, Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung – https://www.bmas.de/DE/Arbeit/Arbeitsrecht/Arbeitnehmerrechte/Regelungen-zur-Arbeitszeit/Fragen-und-Antworten/faq-arbeitszeiterfassung.html
§ 16 Abs. 2 ArbZG – https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__16.html
§ 22 ArbZG (Bußgeld) – https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__22.html
§ 17 MiLoG (Aufzeichnung) – https://www.gesetze-im-internet.de/milog/__17.html
§ 1 Abs. 1 MiLoDokV (Entgeltgrenzen 4.461 / 2.974 Euro) – https://www.gesetze-im-internet.de/milodokv_2015/
§ 21a Abs. 7 ArbZG (Straßentransport) – https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__21a.html
§ 21 Abs. 1 Nr. 8, Abs. 3 MiLoG (Bußgeldrahmen 50.000 Euro) – https://www.gesetze-im-internet.de/milog/__21.html
Koalitionsvertrag von CDU, CSU und SPD, 21. Legislaturperiode (2025), „Verantwortung für Deutschland" (elektronische Arbeitszeiterfassung „unbürokratisch", Übergangsregeln für KMU, Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich) – https://www.spd.de/fileadmin/Dokumente/Koalitionsvertrag2025_bf.pdf
BMAS, Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vom 18.04.2023 (elektronische Erfassung; gestaffelte Übergangsfristen nach Betriebsgröße; Ausnahmen für Kleinbetriebe) – zitiert nach kliemt.blog vom 18.04.2023: https://kliemt.blog/2023/04/18/update-zur-arbeitszeiterfassung-bmas-legt-gesetzentwurf-vor/

Häufige Fragen

Gilt die Arbeitszeiterfassungspflicht erst ab 2024 oder 2026?

Nein, sie gilt bereits – seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21). Die Jahreszahl 2024 stammt aus der Berichterstattung über den Referentenentwurf des BMAS von April 2023 zur ArbZG-Novelle, der nie Gesetz wurde; 2026 ist nur der Zeitraum, für den eine gesetzliche Konkretisierung erwartet wird. Auf ein Inkrafttreten müssen Arbeitgeber nicht warten.

Muss die Arbeitszeit elektronisch erfasst werden?

Derzeit nicht. Das BAG hat ausdrücklich entschieden, dass die Erfassung nicht ausnahmslos und zwingend elektronisch erfolgen muss – je nach Tätigkeit und Unternehmen können auch Aufzeichnungen in Papierform genügen (BAG, 1 ABR 22/21, Rn. 65). Das BMAS bestätigt: Es besteht derzeit keine Formvorschrift. Eine verpflichtende elektronische Form ist erst mit der geplanten ArbZG-Novelle vorgesehen, die im Juli 2026 noch nicht verabschiedet ist.

Was genau muss erfasst werden?

Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit (BAG, 1 ABR 22/21, Leitsatz 1); das BMAS nennt zusätzlich die Dauer. Nach § 16 Abs. 2 ArbZG ist außerdem die über acht Stunden hinausgehende werktägliche Arbeitszeit aufzuzeichnen – nach Verwaltungspraxis und Kommentarliteratur einschließlich der Arbeit an Sonn- und Feiertagen. Diese Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Dürfen Beschäftigte ihre Zeit selbst erfassen?

Ja. Nach dem BAG kann die Aufzeichnung als solche an die Arbeitnehmer delegiert werden; Einrichtung und Vorhalten des Systems bleiben Sache des Arbeitgebers (BAG, 1 ABR 22/21, Rn. 65). Das BMAS sieht es ebenso: Die Verantwortung für ein funktionierendes System bleibt beim Arbeitgeber.

Welche Strafen drohen bei Verstößen?

Verstöße gegen die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht nach § 16 Abs. 2 ArbZG können nach § 22 Abs. 1 Nr. 9 in Verbindung mit Abs. 2 ArbZG mit einer Geldbuße bis zu 30.000 Euro geahndet werden. Im Anwendungsbereich des Mindestlohngesetzes ist der Rahmen höher: Wer entgegen § 17 Abs. 1 MiLoG Aufzeichnungen nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig erstellt oder nicht mindestens zwei Jahre aufbewahrt, riskiert nach § 21 Abs. 1 Nr. 8 in Verbindung mit Abs. 3 MiLoG eine Geldbuße bis zu 50.000 Euro. Die allgemeine Erfassungspflicht aus § 3 ArbSchG ist derzeit nicht unmittelbar bußgeldbewehrt; die Arbeitsschutzbehörde kann ihre Umsetzung aber im Einzelfall anordnen – wer einer vollziehbaren Anordnung zuwiderhandelt, riskiert eine Geldbuße bis zu 30.000 Euro (§ 22 Abs. 3, § 25 ArbSchG).