Arbeitszeiterfassung Pflicht 2026: Was Arbeitgeber jetzt müssen
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Arbeitszeiterfassung Pflicht 2026: Was Arbeitgeber jetzt müssen
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt in Deutschland bereits – nicht erst ab 2026. Grundlage ist der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (BAG, 1 ABR 22/21): Arbeitgeber sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) in unionsrechtskonformer Auslegung verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann. Das gilt für alle Arbeitgeber, unabhängig von der Betriebsgröße. Zu erfassen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Für 2026 erwartet wird zusätzlich eine gesetzliche Konkretisierung im Arbeitszeitgesetz (ArbZG-Novelle) – diese ist bislang aber nicht verabschiedet. Kurz: Handeln müssen Arbeitgeber schon heute.
Seit wann gilt die Pflicht – und woraus folgt sie?
Die Erfassungspflicht ist keine neue Ankündigung, sondern geltendes Recht seit 2022. Die Rechtskette ist dreistufig:
- EuGH, Urteil vom 14.05.2019, C-55/18 („CCOO"): Der Europäische Gerichtshof entschied, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzurichten (Auslegung der Arbeitszeitrichtlinie 2003/88/EG). Wie das umgesetzt wird, blieb den Mitgliedstaaten überlassen.
- § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG: Die Vorschrift verpflichtet den Arbeitgeber zu einer geeigneten Organisation des Arbeitsschutzes.
- BAG, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21: Das Bundesarbeitsgericht las § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG im Licht des EuGH-Urteils und stellte fest, dass Arbeitgeber schon nach geltendem Recht die gesamte Arbeitszeit erfassen müssen. Anlass war ein Streit um das Mitbestimmungsrecht eines Betriebsrats; das BAG verneinte ein Initiativrecht des Betriebsrats zur Einführung eines elektronischen Systems gerade deshalb, weil bereits eine gesetzliche Pflicht besteht (BAG, 1 ABR 22/21).
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) bestätigt diese Rechtslage in seinen „Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung": Das EuGH-Urteil ist aufgrund des Arbeitsschutzgesetzes „bereits heute von den Arbeitgebern in Deutschland zu beachten".
Was muss konkret erfasst werden?
Nach Auskunft des BMAS muss der Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jeder Beschäftigten und jedes Beschäftigten aufzeichnen – damit die Einhaltung von Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten überprüfbar ist (BMAS, FAQ Arbeitszeiterfassung).
Zur Form gilt derzeit:
- Es besteht keine gesetzliche Formvorschrift. Die Aufzeichnung kann nach BMAS auch handschriftlich oder in einer Tabellenkalkulation erfolgen (BMAS, FAQ Arbeitszeiterfassung).
- Der Arbeitgeber kann die Aufzeichnung an die Beschäftigten delegieren; die Verantwortung für ein funktionierendes System bleibt bei ihm (BMAS, FAQ Arbeitszeiterfassung).
Unabhängig davon bestehen weitere Aufzeichnungspflichten unverändert fort:
- § 16 Abs. 2 ArbZG: Die über acht Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit sowie Sonn- und Feiertagsarbeit ist aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
- § 17 MiLoG: In den betroffenen Bereichen (u. a. Minijobs, Branchen nach § 2a SchwarzArbG) sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren.
Was ändert sich 2026? Der Stand der ArbZG-Novelle
Geplant ist eine gesetzliche Konkretisierung, wie erfasst werden muss – insbesondere eine grundsätzlich elektronische Aufzeichnungspflicht. Das BMAS schreibt dazu, die Bundesregierung habe sich darauf verständigt, „die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit als elektronische Aufzeichnungspflicht im Arbeitszeitgesetz auszugestalten" (BMAS, FAQ Arbeitszeiterfassung).
Wichtig – Stand Juli 2026: Ein entsprechendes Gesetz ist noch nicht verabschiedet. Ausgangspunkt war ein Referentenentwurf des BMAS von April 2023 (elektronische Erfassung, gestaffelte Übergangsfristen nach Betriebsgröße, Erleichterungen für Kleinbetriebe); dieser wurde nicht mehr abgeschlossen. Nach dem Koalitionsvertrag 2025 ist eine „unbürokratische" elektronische Erfassung mit Übergangsfristen für kleine und mittlere Unternehmen vorgesehen, ein neuer Gesetzentwurf war Mitte 2025 in der politischen Abstimmung. Konkrete Übergangsfristen, Betriebsgrößen-Schwellen und mögliche Ausnahmen (z. B. Vertrauensarbeitszeit) stehen bis zur Verabschiedung nicht fest. Prüfen Sie vor einer Entscheidung den aktuellen Gesetzgebungsstand.
Für die Praxis heißt das: Die Ob-Frage ist entschieden (erfassen müssen Sie), die Wie-Frage wird gesetzlich noch geschärft. Wer jetzt ein belastbares System einführt, erfüllt die geltende Pflicht und ist auf eine elektronische Vorgabe vorbereitet.
Welche Sanktionen drohen?
- § 22 ArbZG: Verstöße gegen die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht nach § 16 Abs. 2 ArbZG können als Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße bis 30.000 Euro geahndet werden.
- § 21 MiLoG: Verstöße gegen die Dokumentationspflichten nach § 17 MiLoG können mit einer Geldbuße bis 30.000 Euro geahndet werden.
Was Arbeitgeber jetzt tun sollten
- Ein System einführen, das Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfasst.
- Die Einhaltung von Höchstarbeitszeit (§ 3 ArbZG) und Ruhezeit (§ 5 ArbZG) überprüfbar machen.
- Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren (§ 16 Abs. 2 ArbZG).
- Nicht auf die Novelle warten: Die Pflicht dem Grunde nach gilt bereits.
So löst Zeitcockpit das
Zeitcockpit erfasst Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit und prüft die Buchungen automatisch gegen die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes – etwa auf überschrittene Höchstarbeitszeit oder unterschrittene Ruhezeit. Verstöße werden als Hinweis angezeigt, nichts wird blockiert. Der Compliance-Wächter macht damit sichtbar, was in einer Excel-Tabelle niemandem auffällt. Für kleine Teams ist Zeitcockpit bis fünf Mitarbeitende kostenlos.
Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Im Zweifel wenden Sie sich an eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.
Quellen
- BAG, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21 – https://www.bundesarbeitsgericht.de/entscheidung/1-abr-22-21/
- EuGH, Urteil vom 14.05.2019, C-55/18 (CCOO) – https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?num=C-55/18
- § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG – https://www.gesetze-im-internet.de/arbschg/__3.html
- BMAS, Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung – https://www.bmas.de/DE/Arbeit/Arbeitsrecht/Arbeitnehmerrechte/Regelungen-zur-Arbeitszeit/Fragen-und-Antworten/faq-arbeitszeiterfassung.html
- § 16 Abs. 2 ArbZG – https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__16.html
- § 22 ArbZG (Bußgeld) – https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__22.html
- § 17 MiLoG (Aufzeichnung) – https://www.gesetze-im-internet.de/milog/__17.html
- § 21 MiLoG (Bußgeld) – https://www.gesetze-im-internet.de/milog/__21.html
Häufige Fragen
Gilt die Arbeitszeiterfassungspflicht erst ab 2026?
Nein. Die Pflicht gilt bereits seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21). 2026 ist nur der Zeitraum, für den eine gesetzliche Konkretisierung im Arbeitszeitgesetz erwartet wird; verpflichtet sind Arbeitgeber schon jetzt.
Muss die Arbeitszeit elektronisch erfasst werden?
Derzeit nicht. Nach Auskunft des BMAS besteht für die Aufzeichnung keine Formvorschrift; sie kann auch handschriftlich oder in einer Tabelle erfolgen. Eine verpflichtende elektronische Form ist erst mit der geplanten ArbZG-Novelle vorgesehen, die im Juli 2026 noch nicht verabschiedet ist.
Was genau muss erfasst werden?
Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jeder Beschäftigten und jedes Beschäftigten (BMAS, FAQ Arbeitszeiterfassung). Nach § 16 Abs. 2 ArbZG ist zusätzlich die über acht Stunden hinausgehende werktägliche Arbeitszeit sowie Sonn- und Feiertagsarbeit aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
Dürfen Beschäftigte ihre Zeit selbst erfassen?
Ja. Nach Auffassung des BMAS kann der Arbeitgeber die Aufzeichnung an die Beschäftigten delegieren. Die Verantwortung für ein funktionierendes System bleibt jedoch beim Arbeitgeber.
Welche Strafen drohen bei Verstößen?
Verstöße gegen die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht nach § 16 Abs. 2 ArbZG können nach § 22 ArbZG mit einer Geldbuße bis 30.000 Euro geahndet werden. Dokumentationsverstöße nach § 17 MiLoG können nach § 21 MiLoG mit bis zu 30.000 Euro geahndet werden.