Personalakte und Dokumente
Stand:
Arbeitsvertrag, Abrechnung, Zeugnis: Zu jeder Person gehören Unterlagen. In Zeitcockpit legst du sie direkt bei der Person ab — in der Personalakte.
Wo finde ich die Personalakte?
Öffne in der Verwaltung die Detailseite einer Person. Dort steht die Karte Dokumente. Sie ist nur für Administratoren sichtbar. Teamleiter und Mitarbeiter sehen diese Karte nicht.
Dokument hochladen
Über der Schaltfläche Dokument hochladen wählst du zwei Dinge:
- Kategorie — Vertrag, Gehalt & Abrechnung, Zeugnis, Krankmeldung, Fortbildung oder Sonstiges.
- Für Mitarbeiter sichtbar — standardmäßig aus. Nur wenn du den Haken setzt, sieht die Person das Dokument selbst.
Danach wählst du die Datei aus. Maximal 10 MB pro Datei.
Kategorien und Sichtbarkeit später ändern
Die Liste ist nach Kategorien gruppiert; leere Kategorien werden nicht angezeigt. Bei jedem Dokument kannst du:
- die Kategorie über das Auswahlfeld ändern,
- die Sichtbarkeit über das Augen-Symbol umschalten.
Unter dem Dateinamen steht immer klar, was gerade gilt: für Mitarbeiter sichtbar oder nur Verwaltung.
Was sieht der Mitarbeiter?
Wenn mindestens ein Dokument freigegeben ist, erscheint auf der eigenen Seite die Karte Meine Dokumente — ebenfalls nach Kategorien gruppiert, mit Download-Link, Dateigröße und Datum. Ist nichts freigegeben, erscheint die Karte gar nicht. Auf dem Handy liegt die Karte in Mein Bereich unter Unterlagen; ein neues, noch nicht angesehenes Dokument meldet sich dort mit einem Punkt am Umschalter.
Wichtig: Mitarbeiter können nur herunterladen. Hochladen, Umsortieren oder Löschen bleibt der Verwaltung vorbehalten. Ein nicht freigegebenes Dokument ist für den Mitarbeiter nicht abrufbar — auch nicht über einen direkten Link.