Dienstplanung

Stand: 17.08.2026

Wer wann Dienst hat, planst du in Zeitcockpit direkt im Kalender: Du legst Dienstkategorien an (Frühdienst, Spätdienst, Rufbereitschaft …) und verteilst sie auf Mitarbeiter und Tage. Dabei siehst du gleichzeitig, wer Urlaub hat und wer sich Wunschfrei eingetragen hat.

Was ein Dienst ist — und was er nicht ist

Ein Dienst ist eine Markierung mit Kategorie. Er beantwortet die Frage „Wer ist an diesem Tag eingeteilt?" — und sonst nichts:

• Kein Antrag, keine Genehmigung: die Verwaltung teilt ein, fertig.
• Keine Wirkung auf Sollzeit, Saldo, Urlaubsanspruch oder Entgelt. Gestempelt wird an einem Diensttag wie an jedem anderen Tag.
• Keine Abwesenheit: ein Dienst zählt nie in die Abwesenheitszahl eines Tages.

Wie viel Zeit tatsächlich gearbeitet wurde, entscheidet also weiterhin ausschließlich die Zeiterfassung.

Schritt 1: Dienstkategorien anlegen

Verwaltung → Dienstplanung. Eine Kategorie besteht aus drei Angaben:

Über Aktiv steuerst du, ob eine Kategorie zum Verteilen angeboten wird. Eine nicht mehr genutzte Kategorie legst du am besten still (Häkchen entfernen) statt sie zu löschen: bereits verteilte Dienste bleiben dann erhalten. Solange noch Dienste auf einer Kategorie liegen, lässt sie sich nicht löschen.

Name und Kürzel sind je Organisation eindeutig — doppelte Angaben weist Zeitcockpit mit einem Hinweis zurück.

Schritt 2: Dienste verteilen

Im Firmenkalender (Verwaltung, ohne Team-Filter) bzw. Team-Kalender klickst du auf Dienste verteilen. Auf dem Handy steht derselbe Einstieg in der Verwaltungs-Übersicht unter Organisation gleich neben Dienstplanung: ein Tipp darauf wechselt in den Kalender und öffnet die Auswahlleiste direkt. Danach genügen drei Angaben:

1. Kategorie wählen.
2. Mitarbeiter wählen.
3. Tage anklicken — jeder Klick teilt den Dienst ein.

Ein zweiter Klick auf einen Tag, an dem die Person schon eingeteilt ist, entfernt den Dienst wieder. Scheitert eine Zuweisung, sagt die Auswahlleiste das als Fehlermeldung — ein Tag ohne Kürzel bleibt nie unerklärt. Für eine ganze Woche setzt du das Häkchen Bereich von–bis und klickst Start- und Endtag an; alles dazwischen wird in einem Schritt eingeteilt.

Die Auswahlleiste bleibt beim Scrollen sichtbar und zeigt jederzeit, für wen und mit welcher Kategorie du gerade verteilst — auch auf dem Handy.

Urlaub und Wunschfrei im Blick behalten

Beim Verteilen bleibt der Kalender unverändert lesbar:

• Farbige Füllung = echte Abwesenheit (Urlaub, Krankheit, …).
• Gestrichelter grüner Ring = Wunschfrei — der unverbindliche Wunsch eines Mitarbeiters, an diesem Tag möglichst keinen Dienst zu bekommen.
• Kürzel unter der Tageszahl = die Dienste, die an diesem Tag vergeben sind — in der Farbe ihrer Kategorie. Kommen mehr als zwei verschiedene Dienste vor, zeigt der Tag die ersten beiden und dahinter +2 für den Rest. Mehrere Personen mit demselben Dienst zählen dabei als ein Kürzel.
• Hast du in der Auswahlleiste einen Mitarbeiter gewählt, zeigt jeder Tag nur noch dessen Dienst. So siehst du vor dem Tippen, wo für diese Person schon etwas liegt.
• Der Tooltip eines Tages nennt zusätzlich, wer welchen Dienst hat.

Teilst du trotzdem an einem Tag mit Urlaub oder Wunschfrei ein, erscheint ein Hinweis auf den Konflikt. Er blockiert nichts: du entscheidest und bestätigst mit Trotzdem zuweisen — oder nimmst die Zuweisung mit Rückgängig sofort wieder zurück.

Auf dem Handy gibt es keinen Tooltip — deshalb stehen die Kürzel im Tag selbst und nicht nur im Hovertext.

Was der Mitarbeiter sieht

Im eigenen Jahreskalender steht der Dienst als Kürzel in der Farbe der Kategorie direkt unter der Tageszahl; der Tooltip nennt den vollen Namen der Kategorie („Dienst: Frühdienst"). Die Legende unter dem Kalender erklärt alle verwendeten Kürzel.

Mitarbeiter können Dienste nicht selbst setzen oder entfernen — sie tragen nur ihren Wunschfrei-Wunsch ein (siehe „Kalender & iCal-Abo").

Wer darf was

Jede Zuweisung und jede Entfernung wird im Protokoll festgehalten.