Dokumentation

Alles über Zeitcockpit — Funktionen, Rollen und Abläufe, offen und ohne Anmeldung nachlesbar.

Erste Schritte

Was ist Zeitcockpit?
Produktüberblick, Rollenmodell und die wichtigsten Grundbegriffe der Zeiterfassung.
Registrierung & Organisation einrichten
Firma kostenlos registrieren, E-Mail bestätigen und die Organisation mit dem Einrichtungsassistenten startklar machen.
Mitarbeiter anlegen & einladen
Einzeln oder per CSV-Import Mitarbeiter anlegen, per E-Mail einladen und Verträge hinterlegen.
Rollen: Admin, Teamleiter & Mitarbeiter
Was Admin, Teamleiter und Mitarbeiter dürfen — und wie ein Admin über „Erfasst eigene Arbeitszeiten" selbst zum Stempler wird.

Ein- & Ausstempeln
Mit der Stempeluhr arbeiten — Kategorien, Pausen, Schichten über Mitternacht und der Hinweis bei vergessenem Ausstempeln.
Stundenzettel & Zeitkonto (Saldo)
Wie der Stundenzettel aufgebaut ist und wie Zeitcockpit aus Ist, Soll und Pausen dein Zeitkonto berechnet.
Korrekturen beantragen & entscheiden
Falsche oder fehlende Buchungen korrigieren — als Mitarbeiter beantragen, als Verwaltung entscheiden.
Terminal-Modus & Empfangs-Dashboards
Ein gemeinsames Wandterminal einrichten, an dem Mitarbeiter per PIN ein- und ausstempeln — ohne Anmeldung.

Urlaub & Abwesenheiten beantragen
Urlaub, Krankheit und weitere Abwesenheitsarten beantragen — inklusive halber Tage und Stornierung.
Anträge genehmigen & ablehnen
Abwesenheitsanträge einzeln oder gesammelt entscheiden — in der App oder direkt per E-Mail-Link.
Urlaubskonto & Verfall
Wie sich Urlaubsanspruch und Resturlaub berechnen, wie das Eintrittsjahr anteilig zählt und wie optionaler Verfall funktioniert.
Kalender & iCal-Abo
Abwesenheiten und Feiertage im Jahreskalender sehen und als persönliches Kalender-Abo in Outlook, Google oder Apple einbinden.

Team-Status & Anwesenheit
Wer ist gerade eingestempelt, in Pause oder abwesend — der Live-Überblick für Admins und Teamleiter.
Berichte & Monatsbericht per Mail
Jahresauswertungen je Team und Mitarbeiter ansehen und den automatischen Monatsbericht per E-Mail einrichten.
Datenexport (CSV, Excel, Lohn)
Lohn-Export, Jahresberichte, Projektzeiten und der komplette Excel-Jahresexport an einer Stelle.
Inventarliste
Arbeitsmittel wie Laptops, Schlüssel und Telefone erfassen und Mitarbeitern zuweisen.
Umfragen
Kurze Umfragen an die Belegschaft — mit Zielgruppen, optionaler Anonymität und geschützter Auswertung.
Projekte
Projekte für die Zeiterfassung anlegen, Buchungen zuordnen und Projektstunden auswerten.
Ankündigungen & Termine
Die Belegschaft mit Ankündigungen informieren und Firmen- oder Team-Termine im Kalender markieren.

Mail-Kategorien & Einstellungen
Welche E-Mails Zeitcockpit verschickt und wie du je Kategorie festlegst, was du erhalten möchtest.
Web-Push
Push-Benachrichtigungen zu Anträgen und Erinnerungen direkt auf dein Gerät aktivieren.
Erinnerungen & Zusammenfassungen
Automatische Erinnerungen ans Ausstempeln, Verfallshinweise und gesammelte Übersichten für Genehmigende.

Zwei-Faktor-Authentifizierung
Das Konto zusätzlich mit einem Einmalcode aus einer Authenticator-App schützen und Wiederherstellungscodes sichern.
Passwort & PIN
Passwort ändern oder zurücksetzen und die vierstellige Terminal-PIN fürs Wandterminal verwalten.
Wo liegen die Daten & Datenschutz
Kurzüberblick zu Datenschutz, den Rechten an den eigenen Daten und wo du die verbindlichen Angaben findest.
Konto und Daten löschen
Wie du dein Zeitcockpit-Konto vollständig löschst, welche Voraussetzungen gelten, was mit den Daten passiert und was du wegen der Aufbewahrungspflichten vorher exportieren solltest.

Häufige Fragen (FAQ)
Kurze Antworten auf die häufigsten Fragen quer durch alle Themen — mit Links zu den ausführlichen Artikeln.