Kalender & iCal-Abo
Stand:
Zeitcockpit zeigt Abwesenheiten und Feiertage im Kalender und lässt sich als Abo in deinen gewohnten Kalender einbinden.
Der Kalender
Der Jahreskalender stellt alle zwölf Monate dar. Mit Vorheriges Jahr und Nächstes Jahr wechselst du das Jahr. Markiert werden unter anderem Feiertag, Home Office, Wunschfrei, Dienst und Termin. Regionale Feiertage ergeben sich aus der eingestellten Feiertagsregion deiner Organisation.
In der Verwaltung blenden Admins und Teamleiter den Kalender des ganzen Bereichs ein. Ohne Team-Auswahl heißt er Firmenkalender; sobald ein konkretes Team gefiltert ist, wird daraus der Team-Kalender. Mit der Legende / Abwesenheitsarten filtern blendest du einzelne Arten ein und aus, mit Team anzeigen beschränkst du die Ansicht auf ein Team.
Die Zeichen im Kalender
Jedes Zeichen im Kalender hat eine feste Bedeutung. Die Form sagt, worum es geht; die Farbe unterscheidet nur innerhalb einer Form:
| Zeichen | Bedeutung |
|---|---|
| Ausgefüllter Tag | Eine echte Abwesenheit. Sie wirkt auf Sollzeit, Saldo oder Urlaubsanspruch. Die Farbe zeigt die Art, siehe Urlaub & Abwesenheiten beantragen. |
| Gestrichelter Ring | Eine reine Markierung, ohne Wirkung auf Sollzeit, Saldo oder Urlaub: Home Office (blau) und Wunschfrei (grün). |
| Kürzel unter der Tageszahl | Ein Dienst — zum Beispiel FD für Frühdienst. Farbe und Kürzel gehören zur Dienstkategorie, der volle Name steht im Tooltip. Auch ein Dienst ändert nichts an Sollzeit oder Saldo, siehe Dienstplanung. |
| Punkt | Ein Termin an diesem Tag. |
| Raute | Eine Zeitbewertung greift an diesem Tag, zum Beispiel Bereitschaft. |
Die Legende unter dem Kalender führt alle Zeichen auf: Abwesenheitsarten, Markierungen und Dienste (die Kategorien deiner Organisation) — jeweils mit Hovertext.
Wird ein Tag knapp, gewinnt das Dienst-Kürzel: Punkt und Raute rücken dann in den Tooltip, damit die Zelle lesbar bleibt.
Feste Home-Office-Tage
In den Nutzereinstellungen kannst du unter Feste Home-Office-Tage Wochentage markieren, an denen jemand regelmäßig im Homeoffice arbeitet. Das ist eine reine Markierung im Kalender — ohne Einfluss auf Soll oder Saldo.
Ein Tag antippen: das Tagesblatt
Ein Tipp (oder Klick) auf einen Tag im Kalender öffnet das Tagesblatt. Es trägt das Datum als Titel und zeigt zwei Dinge:
- An diesem Tag — alles, was auf dem Tag liegt, im Klartext: Abwesenheit mit Status, Feiertag, Home Office, Wunschfrei, eingeteilter Dienst, Termine und die Zeitbewertung. Auf dem Handy gibt es keinen Hovertext; hier steht er ausgeschrieben.
- Die Aktionen für diesen Tag — Wunschfrei setzen bzw. Wunschfrei entfernen, und je nach Tag Abwesenheit beantragen (mit dem Datum schon ausgefüllt) oder Abwesenheit ansehen, wenn dort bereits eine liegt.
Handy und Rechner bedienen sich identisch: es gibt keinen Markiermodus und keine Werkzeugleiste, die man erst umschalten müsste. Abwesenheit hinzufügen über dem Kalender bleibt für längere Zeiträume, bei denen man Von und Bis selbst eintippt.
Wunschfrei markieren
Wunschfrei sagt der Dienstplanung: an diesem Tag möglichst keinen Dienst einteilen. Es ist kein Antrag — es gibt keine Genehmigung, keinen Status und keine Wirkung auf Sollzeit, Saldo oder Urlaubsanspruch.
So setzt du es in Mein Bereich:
- Den Tag antippen — das Tagesblatt öffnet sich.
- Wunschfrei setzen wählen: der Tag bekommt den grünen gestrichelten Ring.
- Zum Entfernen denselben Tag erneut antippen und Wunschfrei entfernen wählen.
Lässt sich eine Markierung nicht speichern, bleibt das Tagesblatt offen und zeigt die Fehlermeldung direkt neben der Schaltfläche — ein Tag ohne Ring bedeutet also nie stillschweigend „hat nicht geklappt".
Auf dem Handy teilt sich Mein Bereich in Zeiten und Unterlagen. Zeiten ist die Standardansicht und trägt Stempeluhr, Saldo und Resturlaub, den Kalender und Wer ist gerade da?. Unter Unterlagen liegen Dokumente, Arbeitsmittel und Umfragen; dort gibt es keine Stempeluhr. Ein kleiner Punkt an Unterlagen zeigt an, dass dort etwas Neues liegt: eine offene Umfrage oder ein Dokument, das du noch nicht angesehen hast.
Wunschfrei setzt jede Person für sich selbst; die Verwaltung kann es in der Mitarbeiteransicht zusätzlich für einzelne Mitarbeiter setzen und wieder entfernen — dort öffnet ein Tipp auf einen Tag dasselbe Tagesblatt mit denselben Aktionen. Admins und Teamleiter sehen im Firmen- bzw. Team-Kalender im Hovertext des Tages, wer dort frei wünscht — die Abwesenheitszählung des Tages bleibt davon unberührt.
Kalender-Abo (iCal)
Über Kalender-Abo abonnierst du deine Abwesenheiten und die Firmenfeiertage direkt in Outlook, Google oder Apple Kalender. So richtest du es ein:
- Mit Link erzeugen einen persönlichen Abo-Link erstellen.
- Über In Kalender abonnieren oder Link kopieren den Link in deine Kalender-App eintragen.
Es gibt zwei Varianten: den Persönlichen Kalender (deine eigenen Abwesenheiten und die Feiertage) und — für Verwaltende — den Team-Kalender mit den genehmigten Abwesenheiten des Bereichs.
Der Link ist geheim
Der Abo-Link ist persönlich und geheim — gib ihn nicht weiter. Aus Sicherheitsgründen wird ein bestehender Link nicht erneut angezeigt. Ist er einmal in falsche Hände geraten, erzeugst du mit Neu generieren einen neuen; der alte wird dann sofort ungültig und muss in allen Kalendern neu abonniert werden.
Wie es weitergeht
Wie Abwesenheiten überhaupt entstehen, steht unter Urlaub und Abwesenheiten beantragen. Firmen- oder Team-Termine legst du unter Ankündigungen und Termine an.