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Mitarbeiter anlegen & einladen

Stand:

Jede Person, die stempeln oder Abwesenheiten beantragen soll, braucht ein Konto. Als Admin (oder Teamleiter im eigenen Team) legst du Konten einzeln an oder importierst viele auf einmal aus einer CSV-Datei.

Einzeln anlegen

In der Verwaltung öffnest du Mitarbeiter anlegen. Im Dialog trägst du ein:

  • Name (Pflicht)
  • E-Mail (optional) — nötig für Einladung und E-Mail-Benachrichtigungen.
  • Team (optional) — bestehendes Team oder über Neues Team anlegen … direkt ein neues.
  • Passwort (optional) — vergibst du keins, richtet die Person es selbst über den Einladungslink ein.
  • Rolle — Admin, Teamleiter oder Mitarbeiter.

Mit Anlegen wird das Konto erstellt. Hinterlegst du eine E-Mail, geht eine Willkommens-E-Mail mit Einladungslink hinaus. Für das Stempeln am Wandterminal zeigt Zeitcockpit einmalig einen PIN (nur einmal sichtbar) an — notiere ihn oder erzeuge ihn später neu (siehe Passwort und PIN).

Anschließend hinterlegst du in den Nutzereinstellungen den Vertrag: Eintritt, Soll/Woche (Std.) bzw. Sollstunden je Wochentag und Urlaubstage/Jahr. Verträge sind unveränderlich; du legst über Neuen Vertrag anlegen eine neue, ab einem Datum gültige Zeile an. Kommt jemand aus einem Altsystem, trägst du unter Übernahme aus Altsystem den Startsaldo (Stunden) und die Resturlaub-Übernahme (Tage) ein.

Einladung annehmen

Die eingeladene Person öffnet den Link (Seite Konto einrichten), legt über Konto aktivieren ein Passwort fest und kann sich danach anmelden. Abgelaufene Einladungen legst du einfach neu an.

Mehrere auf einmal: CSV-Import

Für viele Konten gibt es den CSV-Import. Du erreichst ihn unten im Anlegen-Dialog über Mehrere Mitarbeiter auf einmal? → CSV-Import oder im Einrichtungsassistenten über Aus CSV importieren.

  1. CSV-Datei wählen — Semikolon- oder Komma-getrennt, UTF-8. Pflichtspalten sind Name, E-Mail und Eintritt; alles Weitere ist optional. Mit Vorlage herunterladen bekommst du eine passende Beispieldatei.
  2. Vorschau — Zeitcockpit prüft jede Zeile und zeigt gültige Zeilen sowie Zeilen mit Fehlern (z. B. „E-Mail ungültig" oder „Eintrittsdatum fehlt"). Mit Einladungs-Mails senden entscheidest du, ob die neuen Konten gleich eine Einladung erhalten.
  3. Importieren — die gültigen Zeilen werden angelegt. Am Ende siehst du, wie viele Konten angelegt und wie viele übersprungen wurden (z. B. weil die E-Mail bereits vergeben war).

Ist dein Sitzplatz-Limit erreicht, bricht der Import ab; bereits angelegte Mitarbeiter bleiben bestehen. Wie viele Plätze du hast, siehst du unter Abo & Tarif.

Wie es weitergeht

Verstehe als Nächstes das Rechtemodell: Rollen und Rechte. Wie das Stempeln funktioniert, steht unter Ein- und Ausstempeln.