Konto und Daten löschen
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Du kannst deine Organisation samt aller Daten selbst und unwiderruflich löschen. Diese Seite erklärt den Weg, die Voraussetzungen, was dabei passiert — und was du wegen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten vorher tun solltest.
Wer darf löschen
Das Konto löschen kann ausschließlich ein Administrator. Teamleiter und Mitarbeiter sehen die Funktion nicht.
Vorher: Daten exportieren
Die Löschung entfernt alle Daten deiner Organisation endgültig. Für Arbeitszeit- und Lohnunterlagen bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten (siehe unten), und dafür ist der Arbeitgeber verantwortlich — nicht Zeitcockpit. Exportiere daher vorher, was du aufbewahren musst:
- die Jahres-Übersicht als Excel-Datei über den Datenexport,
- bei Bedarf die Monatsberichte aus Berichte und Monatsbericht.
Ein Export nach der Löschung ist nicht mehr möglich.
So löschst du das Konto
- Öffne Verwaltung → Einstellungen (Zahnrad).
- Ganz unten findest du den rot umrandeten Abschnitt Konto löschen.
- Klick auf Konto löschen. Es öffnet sich ein Bestätigungsdialog.
- Tippe zur Bestätigung den Firmennamen exakt so, wie er angezeigt wird.
- Gib dein Passwort ein (zur Sicherheit wird deine Anmeldung erneut geprüft).
- Bestätige mit Unwiderruflich löschen.
Danach wirst du abgemeldet und auf die Startseite geleitet. Eine Anmeldung ist anschließend nicht mehr möglich — das Konto und alle Zugänge sind weg.
Voraussetzung: kein aktives Pro-Abo
Solange ein Pro-Abo aktiv ist, lässt sich das Konto nicht löschen. Kündige zuerst das Abo im Kundenportal (Abo & Tarif → Abo verwalten). Die Kündigung wirkt zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode; danach — wenn der Tarif wieder auf kostenlos steht — kannst du das Konto löschen. Mehr dazu unter „Was passiert, wenn ich kündige?" in den häufigen Fragen.
Was mit den Daten passiert
- Vollständig gelöscht werden alle Daten der Organisation: Mitarbeiterkonten, Zeitbuchungen, Abwesenheiten, Verträge, Teams, Projekte, Auswertungen, Inventar, Umfragen, Benachrichtigungen, Dokumente sowie alle angemeldeten Sitzungen und Push-Geräte. Die Löschung geschieht sofort und lässt sich nicht rückgängig machen.
- Rechnungsdaten bei Stripe bleiben bestehen. Für kostenpflichtige Abos ist der Zahlungsdienstleister Stripe eingebunden; dessen Rechnungs- und Belegaufbewahrung unterliegt eigenen Pflichten des Anbieters und ist von der Kontolöschung nicht berührt.
Zeitcockpit verarbeitet die Arbeitszeitdaten im Auftrag des Arbeitgebers und löscht sie auf dessen Weisung (Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO). Die Kontolöschung ist diese Weisung.
Aufbewahrungspflichten: die wichtigsten Fristen
Es gibt keine pauschale 10-Jahres-Pflicht für Stempeldaten. Maßgeblich sind:
| Unterlage | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Aufzeichnungen der Arbeitszeit | 2 Jahre | § 16 Abs. 2 ArbZG, § 17 MiLoG |
| Lohnkonto-Unterlagen | 6 Jahre | § 41 Abs. 1 S. 9 EStG |
| Buchungsbelege | 8 Jahre | § 147 AO (seit BEG IV, ab 01.01.2025; vorher 10 Jahre) |
Diese Pflichten treffen den Arbeitgeber als Verantwortlichen. Prüfe vor der Löschung, ob du betroffene Unterlagen exportieren und außerhalb von Zeitcockpit aufbewahren musst. Diese Angaben sind eine allgemeine Orientierung und keine Rechtsberatung.
Einzelne Mitarbeiter statt des ganzen Kontos
Willst du nur einen Mitarbeiter entfernen, der bereits Zeiten erfasst hat, wird dieser deaktiviert statt gelöscht — so bleiben seine Nachweise für die Aufbewahrungsfristen erhalten. Nur die ganze Organisation lässt sich vollständig löschen. Mehr dazu unter Mitarbeiter anlegen und einladen.