Zeitbewertung — Nachtschicht, Bereitschaft & Zuschläge

Stand: 09.08.2026

In vielen Betrieben ist eine gestempelte Stunde nicht überall gleich viel wert: Nachtschicht, Wochenenddienst oder Bereitschaft werden anders angerechnet als normale Arbeitszeit. Genau dafür gibt es die Zeitbewertung.

Ohne Bewertungsregeln ändert sich nichts: Eine gestempelte Stunde ist eine Stunde auf dem Zeitkonto und eine Stunde im Lohnexport. Du musst dieses Kapitel also nur lesen, wenn dein Betrieb Zeiten gewichten will.

Wo du die Regeln anlegst

Die Zeitbewertung ist reine Verwaltungssache: In der Firmenverwaltung findest du die Kachel Zeitbewertung. Sie ist ausschließlich für Admins sichtbar, weil Bewertungsfaktoren auf das Entgelt wirken. Teamleiter und Mitarbeiter sehen die Wirkung, aber nicht die Regeln.

Zwei Faktoren, zwei Stellschrauben

Jede Regel hat zwei voneinander unabhängige Faktoren. Das ist der wichtigste Punkt dieses Kapitels — wer beide verwechselt, rechnet falsch.

Beide Werte liegen zwischen 0,00 und 5,00 und lassen sich in Schritten von 0,05 frei eingeben. Es gibt keine Kopplung zwischen ihnen: Du kannst die Zeit gewichten, ohne das Geld anzufassen — und umgekehrt.

Der Dialog schreibt dir zu jedem eingegebenen Paar immer zwei Sätze unter die Felder, einen je Faktor. Steht dort etwas anderes, als du erwartest, stimmt die Regel nicht.

Der Fall, an dem sich alles entscheidet: zwei Klinik-Varianten

Zwei Häuser, dieselbe Nachtschicht von 22:00 bis 06:00 — und zwei völlig verschiedene Regelungen. Beide sind abbildbar, aber nur mit unterschiedlichen Faktoren.

Variante A — Nachtschicht wird in Freizeit ausgeglichen (1,5 / 1,0)

Zeitfaktor 1,5, Lohnfaktor 1,0.

• Acht Stunden Nachtdienst werden mit 12 Stunden auf dem Zeitkonto gutgeschrieben. Wer regelmäßig nachts arbeitet, baut damit Plusstunden auf und gleicht sie in Freizeit aus.
• Im Lohnexport erscheinen die acht Stunden unverändert als acht Stunden.

Variante B — Nachtschicht wird bezahlt, die 40-Stunden-Woche bleibt (1,0 / 1,5)

Zeitfaktor 1,0, Lohnfaktor 1,5.

• Das Zeitkonto verhält sich exakt wie bisher: Acht Stunden Dienst sind acht Stunden. Die volle Wochenarbeitszeit ist weiter zu leisten, es entsteht kein Freizeitausgleich.
• Im Lohnexport stehen dieselben acht Stunden als 12 vergütete Stunden in einer eigenen Lohnart.

Beides gleichzeitig ist erlaubt: 1,5 / 1,25 bedeutet Zeitgutschrift und höhere Vergütung. Die Faktoren wissen nichts voneinander.

Der Bereitschaftsfall: Faktor 0 auf die Arbeitszeit

Bereitschaftsdienst ist der Grund, warum es zwei Faktoren geben muss. Die typische Regelung lautet: Bereitschaft ist von der Wochenarbeitszeit vollständig entkoppelt, wird aber anteilig vergütet.

Dafür setzt du Zeitfaktor 0,00 und Lohnfaktor 0,25, eingeschränkt auf die Kategorie Bereitschaft.

• Acht Stunden Bereitschaft an einem Samstag ohne Sollzeit: Das Zeitkonto bewegt sich um ±0. Im Lohnexport erscheinen zwei Stunden unter der Lohnart „Bereitschaft".
• Zeitfaktor 0 heißt wörtlich: Diese Zeit zählt nicht auf das Zeitkonto.

Die Nebenwirkung, die du kennen musst

Der Faktor wirkt nur auf die Ist-Seite. Die Sollzeit bleibt unberührt.

Leistet jemand an einem Werktag mit acht Stunden Soll ausschließlich Bereitschaft mit Zeitfaktor 0, dann steht der Tag mit −8 Stunden im Zeitkonto. Das ist kein Fehler, sondern die logische Folge: Es wurde acht Stunden lang nicht die Zeit geleistet, die der Vertrag vorsieht — auf dem Zeitkonto zählt sie nicht mit.

Zeitcockpit weist dich beim Anlegen einer solchen Regel ausdrücklich darauf hin, sobald sie Werktage treffen kann. Wenn dieses Minus in deinem Betrieb unerwünscht ist, brauchst du entweder einen Zeitfaktor über 0 (etwa 0,25) oder ein Arbeitszeitmodell, das an Bereitschaftstagen keine Sollzeit vorsieht.

Die vier Vorlagen

Ist noch keine Regel angelegt, bietet der Leerzustand vier Vorlagen an. Sie füllen den Dialog vor; ändern kannst du danach alles.

Bedingungen: wann eine Regel greift

Eine Regel besteht aus Bedingungen und den beiden Faktoren. Jede Bedingung, die du leer lässt, bedeutet „egal":

• Wochentage — nichts ausgewählt heißt: alle Tage.
• Kategorien — Normal, Homeoffice, Bereitschaft, Unterwegs. Nichts ausgewählt heißt: alle Kategorien.
• Feiertage — egal, nur an Feiertagen, oder nie an Feiertagen.
• Von-/Bis-Uhrzeit — beide leer heißt ganztägig. Liegt die Bis-Zeit vor der Von-Zeit (22:00 bis 06:00), gilt das Fenster über Mitternacht.
• Team — ohne Team gilt die Regel für die ganze Firma.

Eine Regel kann auch nur einen Teil einer Buchung treffen. Wer von 20:00 bis 02:00 arbeitet und eine Nachtregel ab 22:00 hat, bekommt zwei Stunden mit Faktor 1,0 und vier Stunden mit dem Regelfaktor.

Priorität und Überschneidung

Passen mehrere Regeln auf dieselbe Zeit, gewinnt die mit der kleinsten Prioritätszahl. Bei Gleichstand entscheidet die ältere Regel. Ein Abschnitt gehört immer zu genau einer Regel oder zu keiner — Faktoren addieren oder multiplizieren sich nie.

Beispiel: „Bereitschaft" mit Priorität 20 und „Sonntagsbereitschaft" mit Priorität 5. An einem Sonntag greift die Sonntagsregel, an allen anderen Tagen die allgemeine.

Legst du eine Regel an, die von einer höher priorisierten Regel vollständig verdeckt wird, warnt Zeitcockpit dich — blockiert aber nicht.

Mindestdauer: „Regel greift erst ab … Minuten"

Ohne Mindestdauer wird minutengenau geschnitten. Für einen echten Nachtzuschlag ist das richtig. Für ein Schichtfenster erzeugt es Splitter: Wer bis 22:05 arbeitet, hätte fünf Minuten Nachtzuschlag auf der Abrechnung.

Deshalb hat jede Regel das Feld Regel greift erst ab … Minuten (Standard 0 = aus). Es funktioniert so:

1. Für jede einzelne Buchung wird zusammengezählt, wie viel Zeit dieser Buchung auf die Regel entfiele.
2. Liegt diese Summe unter der Mindestdauer, greift die Regel für diese Buchung gar nicht.
3. Die betroffene Zeit fällt dann auf die nächste passende Regel durch — und erst wenn keine mehr passt, auf Faktor 1,0.
4. Wird die Schwelle erreicht, ist die gesamte überlappende Zeit gewichtet.

Die Mindestdauer ist ein Tor, kein Abzug. Bei einer Regel 22:00–06:00 mit 15 Minuten Mindestdauer heißt das: Eine Schicht bis 22:05 wird gar nicht gewichtet, eine Schicht bis 22:20 wird mit allen 20 Minuten gewichtet.

Zwei Punkte, die oft überraschen:

• Bezugsgröße ist die einzelne Buchung, nicht der Tag. Zwei getrennte Kurzeinsätze von je zehn Minuten addieren sich nicht zu 20 Minuten und lösen die Regel nicht aus.
• Gezählt wird die Zeit im Geltungsbereich, bevor Pausen abgezogen werden.

Der Dialog zeigt dir zu deinen eigenen Feldwerten ein Beispiel und rechnet in der Live-Vorschau zwei zusätzliche Schichten mit — eine knapp unter, eine knapp über der Schwelle.

Pausen

Pausen werden in echten Minuten und vor der Gewichtung abgezogen. Das Arbeitszeitgesetz verlangt tatsächliche Ruhezeit; eine mit 1,5 gewichtete Pause wäre eine erfundene Pause.

Fällt eine Buchung in mehrere Bewertungsabschnitte, wird die Pause zuerst aus dem am niedrigsten bewerteten Abschnitt abgezogen, dann aufsteigend. Das ist für den Mitarbeiter die günstigste und zugleich eine eindeutig nachvollziehbare Verteilung — der genaue Zeitpunkt der Pause wird nicht erfasst, also braucht es eine feste Regel.

Beispiel: Neun Stunden Schicht mit 45 Minuten Pause, davon 4,5 Stunden mit Faktor 1,0 und 4,5 Stunden mit Faktor 1,5. Die Pause geht komplett vom 1,0-Abschnitt ab; gutgeschrieben werden 10,5 Stunden.

Manuelle Zeitkorrekturen an einer Buchung gehen ungewichtet auf das Zeitkonto und gar nicht in die Vergütung. Sie sind eine Saldo-Korrektur, kein Arbeitsabschnitt.

Nachtschichten über Mitternacht

Zwei Regeln greifen hier ineinander:

• Die Tagzuordnung ändert sich nicht. Eine Buchung zählt vollständig auf ihren Starttag — eine Schicht Samstag 22:00 bis Sonntag 06:00 landet komplett auf Samstag.
• Die Regelprüfung läuft je Abschnitt mit dessen eigenem Datum. Eine Sonntagsregel greift also auf die Stunden nach Mitternacht.

Zusammen heißt das: Der Sonntagszuschlag gilt für die Sonntagsstunden, die Gutschrift erscheint aber am Samstag. Das ist gewollt — sonst würden sich die Salden aller Nachtschichtbetriebe still verschieben.

Bei der Zeitumstellung wird über die real verstrichene Zeit gerechnet, nicht über die Wanduhr. In der Nacht der Rückstellung zählt ein Fenster von 02:00 bis 03:00 zweimal, in der Nacht der Vorstellung existiert es gar nicht.

Was im Lohnexport ankommt

Jede Regel bekommt im Lohnexport eine eigene Lohnart mit ihrem Namen. Der Wert ist Stunden × Lohnfaktor.

Entscheidend ist, wie die Stunden verbucht werden: Die von einer Regel beanspruchten Stunden werden aus der Grund-Lohnart Ist-Stunden herausgerechnet und erscheinen nur noch unter der Regel-Lohnart. Sie werden ersetzt, nicht ergänzt — sonst wäre jede Stunde doppelt in der Abrechnung.

Beispiel Bereitschaft, acht Stunden, Lohnfaktor 0,25:

Ein Zuschlagsmodell („nur die Differenz buchen") wäre bei Faktoren unter 1 nicht darstellbar — es ergäbe hier minus 0,75 Stunden Zuschlag.

Jede Regel-Lohnart bekommt automatisch einen eigenen Lohnart-Code: einen stabilen Platzhalter ab 900, sofern für deine Firma kein eigener Code hinterlegt ist. Welcher Code zu welcher Bezeichnung gehört, steht als Kommentarzeile am Anfang der CSV-Datei. Wenn deine Lohnsoftware feste Codes erwartet, melde dich bei uns — wir hinterlegen sie für deine Firma.

Die Lohnart Überstunden folgt weiterhin dem Zeitkonto, also der gutgeschriebenen Zeit, nicht dem Lohnfaktor.

Im Excel-Export kommen bei vorhandenen Regeln die beiden Spalten bewertet (Zeit) und bewertet (Lohn) dazu; die Spalte Arbeitszeit bleibt die gestempelte Zeit. Mehr dazu unter Datenexport.

Was Mitarbeiter sehen

Im Stundenzettel, im Kalender und an der Stempeluhr werden drei Größen getrennt ausgewiesen: gestempelt, gutgeschrieben und vergütet. Die gestempelte Zeit bleibt immer sichtbar und nachprüfbar. Welche Regel an einem Tag gegriffen hat, steht im Hinweistext — mit Namen und beiden Faktoren.

Wirkt eine Regel nur auf die Vergütung, erscheint auch nur die vergütete Größe; das Zeitkonto sieht dann unverändert aus. Ohne Regeln zeigt Zeitcockpit wie bisher allein die Spalte Ist. Die Details stehen unter Stundenzettel & Zeitkonto.

Arbeitszeitgesetz: Bewertung ist kein Rechtsmaßstab

Bewertungsfaktoren wirken auf das Zeitkonto und auf die Vergütung — aber nicht auf die arbeitszeitrechtliche Bewertung.

Der ArbZG-Wächter rechnet unverändert mit der tatsächlichen Anwesenheit: Ende minus Beginn, abzüglich der Pausen, je Kalendertag. Er kennt weder Zeitfaktor noch Lohnfaktor, und manuelle Korrekturen ignoriert er ebenfalls.

Konkret: Zehn Stunden Bereitschaft mit Zeitfaktor 0,25 schreiben 2,5 Stunden auf dem Zeitkonto gut — und lösen trotzdem die Meldung zur Höchstarbeitszeit aus. Denn Bereitschaftsdienst ist arbeitszeitrechtlich volle Arbeitszeit, ganz gleich, wie ihn dein Betrieb bezahlt oder anrechnet.

Ein niedriger Faktor macht eine zu lange Schicht also nicht zulässig. Wer die Warnungen loswerden will, muss die Dienstplanung ändern, nicht die Bewertungsregel. Mehr zum Wächter unter Berichte & Monatsbericht.

Keine Rückwirkung: Änderungen brauchen einen Stichtag

Ein abgerechneter Monat darf sich nicht nachträglich verändern. Deshalb gilt ohne Ausnahme:

• Der Stichtag ist Pflicht und darf nie in der Vergangenheit liegen. Ein früheres Datum lehnt Zeitcockpit ab.
• Bearbeiten erzeugt in der Regel eine neue Version. Änderst du eine Regel, die bereits wirksam ist, mit einem späteren Stichtag, entsteht eine neue Zeile; die alte Version endet am Tag davor und bleibt erhalten. Nur eine Regel, die noch nie gegriffen hat — Stichtag in der Zukunft oder heute begonnen und heute geändert — wird direkt geändert, ohne neue Version.
• Löschen heißt Beenden. Die Regel wird zum heutigen Tag beendet: Heute greift sie noch, ab morgen nicht mehr. Die Zeile bleibt in der Datenbank, damit vergangene Salden erklärbar bleiben. Nur eine Regel mit Stichtag in der Zukunft, die also nie gegriffen hat, wird wirklich gelöscht.
• Die Historie bleibt einsehbar. Abgelaufene Versionen blendest du in der Tabelle über Historie anzeigen ein.

Weil neue Versionen frühestens heute beginnen, können sie nur Zeiträume ab dem Stichtag verändern. Zeitcockpit berechnet zwischengespeicherte Salden ab diesem Datum neu — bereits abgerechnete Vergangenheit bleibt unangetastet.

Jede Änderung an einer Bewertungsregel landet mit altem und neuem Faktorpaar im Audit-Log.

Vorschau vor dem Speichern

Faktoren sind abstrakt, Stunden nicht. Der Dialog rechnet deshalb live eine Beispielschicht durch und zeigt sie in Stunden — gestempelt, gutgeschrieben, vergütet. Gerechnet wird dabei mit demselben Kern, der später auch die echten Zeitkonten rechnet; es gibt keinen zweiten Rechenweg.

Zwei Hinweise erscheinen automatisch:

• Stehen beide Faktoren auf 1,0, meldet der Dialog „Diese Regel verändert nichts."
• Ist die Mindestdauer länger als das Zeitfenster der Regel, kann die Regel nie greifen — auch das steht als Warnung im Dialog.

Verwandte Themen

• Stundenzettel & Zeitkonto (Saldo) — wie die drei Größen im Alltag aussehen.
• Urlaub & Abwesenheiten beantragen — welche Abwesenheitsart wie auf Sollzeit und Urlaubsanspruch wirkt.
• Datenexport — CSV, Excel und der Lohn-Export.
• Ein- und Ausstempeln — Kategorien wie Bereitschaft oder Homeoffice setzen.